上海交通大学信息化服务能力渗透至教学、科研、管理等各领域，集成全校几十个应用系统数据，创新应用场景，建立了院系管理系统和“交我办”流程应用平台，为院系提升信息化建设水平，打造个性化服务提供了全面支撑。
在“院为实体”的大背景下，学校二级学院依托学校信息化基础平台，将个性化业务需求同学校统一信息化系统相结合，建设了既兼顾不同学院共性需求，又能体现各学院特色的信息化应用生态。
院系信息化建设中主要存在以下突出问题：一是校院两级数据不同步。学校信息系统已经广泛应用在各个业务线，校级平台未能充分考虑到学院需求，学院掌握数据不能及时体现在学校系统，数据时效性差。二是各院系信息化人员不足。信息化建设虽得到各二级单位重视，但是信息化人才专业队伍缺乏，兼职而非专职人员的情况比较突出。为此，上海交通大学材料科学与工程学院（以下简称“材料学院”）与学校信息化部门紧密结合，进行了一系列探索和实践。
第一，紧跟学校系统建设步伐，加强校院两级协同建设。
校院两级的信息化协同建设需要建立沟通协调和信息共享机制。材料学院定期召开与学校网络信息中心的沟通协调会，及时了解学校系统建设进展，积极引入符合学院需求的功能应用；定期发布院内公告，推广新的功能应用。学校信息化部门根据师生的使用反馈，不断迭代更新系统，维护校院两级的数据更新。学院系统建设从简单应用入手，让师生“看得见”“摸得着”，从实际业务中让师生感受到“幸福感”“获得感”。在加强校院两级信息化系统建设的过程中，要消灭多系统重复建设，推动实现数据“一数一源”，打通数据孤岛，让数据效能充分发挥，充分利用学校办事大厅的一门式服务。
第二，依托院系管理系统，提升管理服务效能。
为有效打通校级部门和各院系之间的数据壁垒，促进教师人事、教学、科研、财务等信息共享融通，学校网络信息中心开发了院系管理系统（School Administration System）。该系统将全校各部门的业务数据进行汇总，根据学院的实际需求，利用院系管理系统的可扩展性，实现一系列定制化的应用。通过数据分析为院系管理提供决策支持，便利日常工作。
第三，依托“交我办”服务平台，打造个性化管理模式。
依托学校“交我办”线上一门式办事服务平台，根据学院实际业务需求，建立院系定制化流程应用。一是明确数据源头，实现“一数一源”，保障数据的准确性和权威性。二是尊重用户习惯，利用师生办事就找“交我办”的思维模式，在“交我办”统一入口中增加“材料学院”专区，从而提升用户体验。三是减少“小散乱”现象，统一建设的校级业务平台推动了院系管理效能显著提升。
第四，加强组织管理，培养专业人才。
目前，高校二级学院信息化建设普遍缺乏专人推动，大都只是着眼于当下紧迫问题的解决，而无法做到统筹各个业务部门的实际需求，未能形成长远的信息化建设规划。系统越做越多，导致难以管理维护的问题屡见不鲜。为实现校院两级信息化协同发展，材料学院自2019年以来设立专人专岗推动信息化工作，负责学院信息化工作的规划、实施和管理，与学校信息化部门对接，同时也为师生提供技术支持和系统运维服务。
院系信息化建设首先应明确目标、建设内容和实现机制。如图1所示，材料学院信息化建设以用户需求为导向，以部门为主体进行推进；依托校级平台“交我办”一门式流程平台和院系管理系统，对接智能化设备来提升院系的信息化水平；聚焦学院行政各部门管理工作，着重解决教学、科研、人事、财务及党政办等部门需求；通过数据汇聚、分析和展示，为学院学科高质量发展提供决策参考。材料学院信息化建设的具体内容如下。
材料学院信息化建设的目标是围绕提升学院师生用户体验进行展开，以其在日常工作学习中的痛点与难点为工作重点，通过一系列信息化手段实现管理服务提质增效。具体做法是，将师生使用频率高且使用范围广的业务实现线上化、模块化管理，以减少线下流转带来的不便。
院系会议室预约系统的建设避免了会议室重复预约、交叉预约等问题。会议室预约系统采用学校预约平台的数据资源，通过集成学院师生的jAccount身份认证信息、邮箱信息和师生“思源码”信息，实现会议室预订时身份认证、发布通知时邮箱匹配、会议室门禁解锁时“思源码”验证的闭环管理。
“交我办”办事服务平台为师生提供一站式服务，目前已集成财务、人事、科研、教学、学生事务、校园管理等多项校园生活的流程服务，完善了办事、日程、通知的功能。围绕院系日常管理服务中的重点难点工作，学院定期召开行政工作例会，将所有部门的审批流程从业务中分离出来，实现基于“交我办”的集中统一服务。
“交我办”统一入口下增加“材料学院”专区，集成了众多管理流程。学院实验室、办公室建立了“小额合同用印申请流程”，学院党政办建立了“院系用印申请流程”，学科国际交流办公室建立了“学科经费报销申请流程”和“因公出国境计划申请流程”。流程办结后生成的数据可以自动同步到校级部门应用平台，有效实现了数据“同源共享”。随着“交我办”应用平台的深入建设，学院服务越来越智能化，管理也越来越精准化。
院系管理系统以教师评审功能为重要场景，汇集了教师的人事信息、科研及教学等重要数据，形成完整的教师画像。学院使用了职称评审、聘期考核、年度述职等人事考核功能，解决了个人申报、学院审核、教授会议的全线上管理，通过自动预填写降低了教师重复填报的内容。同时，学院定制开发了课题组等二级平台考核功能，真正实现了“教师数据一张表”“平台数据一张表”。
为实现科学化、精准化的院务管理，学院遵循“分级管理”原则，面向院系领导、二级平台负责人、行政管理队伍及教职员工配置不同的权限，安全合理授权，将数据效能发挥到最大。
信息化工作成果的宣传推广也是信息化建设的重要环节。学院组建专门的信息化运营团队，以“运营+推广+培训”的方式，将系统功能真正推广到师生之间，形成“系统开发+用户反馈+迭代优化”的良性循环。讲好信息化故事，将信息化建设成果以多种形式展现出来。既利用学院官方微信公众号和学院官网等媒介进行专题报道，积极推送院系信息化功能上新情况，又和校级宣传部门及兄弟院系合力推进，多渠道传播。
建立学院的统一公共服务平台，实现部门合作、数据共享、信息协同的信息化格局。依托学院官网建立办公门户，践行“一网通办”的服务模式。将流程应用、院系管理、办事指南、文件下载统一集成在OA系统，为师生提供集成化、个性化的信息服务。目前，OA系统集成了针对院内用户的流程或功能，实现了实验室事务、学科与国际交流事务、教务办公室事务等重点业务覆盖。由功能组成来看，除了集成“交我办”中学院个性化流程以及院系管理系统的行政服务类功能外，还部署了会议室预约入口和教工名录个人信息维护的功能，方便信息的共享和工作协同开展。
信息化建设是一个系统工程，不可能一蹴而就，只有兼备制度保障、服务保障、管理保障的能力，才能真正发挥数字化带来的改变。材料学院探索了一条通过购买服务、定制开发、校院协同建设信息化系统的建设路径。一是制定信息化发展战略，确定系统项目优先级，实现资源合理分配。二是建立信息化决策机制，使信息化建设与学院整体发展规划相结合，推动学科高质量发展。三是配备院系信息化工作人员，贯穿系统建设、功能迭代、系统运维全过程。四是加强系统宣传培训，由点及面推广应用系统，完成整体布局，通过数字化转型为学院高质量发展提供新动能。
